В этом уроке вы узнаете, как использовать команды Сохранить и Сохранить как, также узнаете как сохранить книгу в режиме совместимости с Excel 97-2003, и как сохранить книгу в формате PDF.
Всякий раз, когда вы создаете новый документ в Excel, вам нужно знать, как его сохранить для дальнейшего доступа и редактирования. Excel позволяет сохранять документы несколькими способами.
Чтобы использовать команду Сохранить как:
Команда «Сохранить как» позволяет вам выбрать имя документа и место, где его сохранить. Это полезно, когда вы только создали документ или хотите сохранить версию документа, оставив оригинал нетронутым.
- Кликните вкладку Файл.
- Выберите Сохранить как.
- Появится диалоговое окно Сохранить как. Выберите место, где вы хотите сохранить книгу.
- Введите имя книги и нажмите Сохранить.
Чтобы использовать команду Сохранить:
- Кликните по команде Сохранить на Панели быстрого доступа.
- Книга будет сохранена в том же месте, где она находится в данный момент и с тем же именем.
Если вы сохраняете книгу в первый раз и выбираете Сохранить, то появится диалоговое окно Сохранить как.
Чтобы воспользоваться Автосохранением:
Excel автоматически сохраняет ваши книги во время работы на временную папку. Если вы забудете сохранить изменения или у программы Excel случится какой-либо сбой, то вы сможете восстановить автосохраненный файл.
- Откройте книгу, которая до этого была закрыта без сохранения.
- Кликните вкладку Файл и выберите во всплывающем меню пункт Сведения.
- Если автосохраненные версии вашей книги существуют, то они будут показаны в разделе Версии. Кликните на файле, чтобы его открыть.
- Под лентой книги появится желтое предупреждение. Чтобы восстановить эту версию книги нажмите Восстановить, а затем OK.
По умолчанию Excel автоматически сохраняет книгу каждые 10 минут. Если вы работали с таблицей меньше 10 минут и закрыли без сохранения или случился сбой, то Excel не успеет сделать автосохранение.
Если вы не видите файл, который ищите, или ищете файл, у которого нет предыдущих версий, то вы можете посмотреть все автосохраненные файлы, нажав кнопку Управление версиями и выбрав Восстановить несохраненные книги в выпадающем меню.
Чтобы сохранить книгу в формате Книга Excel 97-2003:
Вы можете делиться вашими книгами с теми, кто пользуется Excel 2010 или 2007, так как у них одинаковые форматы файлов. Тем не менее, более ранние версии Excel используют другой формат файла. Поэтому, если вы хотите поделиться книгой с кем-то, кто использует предыдущую версию Excel, вам нужно сохранить ее в формате Книга Excel 97-2003.
- Кликните по вкладке Файл.
- Выберите Сохранить как.
- В выпадающем списке Тип файла выберите Книга Excel 97-2003.
- Выберите место, где следует сохранить книгу.
- Введите имя книги и нажмите Сохранить.
Чтобы сохранить файл в формате PDF:
Сохранение вашей книги в формате Adobe Acrobat Document, который называется PDF, может быть особенно полезным, если получатели не имеют и не работают в Excel. Сохранение в формате PDF дают возможность получателям увидеть содержимое книги, хотя они не смогут редактировать ее.
- Кликните по вкладке Файл.
- Выберите Сохранить как.
- В выпадающем списке Тип файла выберите PDF.
- Выберите место, где следует сохранить книгу.
- Введите имя книги и нажмите кнопку Сохранить.
По умолчанию Excel сохраняет только активный лист. Если у вас в книге несколько листов, а вы хотите сохранить их все в одном PDF файле, то нажмите на кнопку Параметры. Появится Диалоговое окно Параметры. Выберите пункт Всю книгу и нажмите OK.
Сохраняйте документ чаше во время работы. Т.е. ввели некоторые изменения в документ — нажали на кнопку сохранить. Сделайте это привычкой.
Сохранение таблиц в Экселе
Записывание таблиц Эксель в компьютер называется сохранение . Это такой процесс, при котором мы делаем из таблицы файл и вносим его на Локальный диск. Потом файл с таблицей можно открыть на компьютере, перенести на флешку, отправить по интернету.
Как сохранить таблицу Excel
1 . Нажмите на надпись «Файл» в левом верхнем углу программы.
Если такой надписи нет, щелкните по круглой кнопке с цветными квадратами. Она тоже находится в левом верхнем углу Экселя.
2 . Из списка выберите пункт «Сохранить как».
3 . Откроется небольшое окно. Через него нужно выбрать место на компьютере, куда следует записать таблицу. Сделать это можно через левую часть.
Покажу на примере. Допустим, я хочу сохранить таблицу в Локальном диске D, в папке «Отчеты». Значит, через левую часть окна выбираю «Этот компьютер» (Компьютер) и открываю Локальный диск D.
Затем открываю папку «Отчеты».
Если нужной папки нет, ее можно создать прямо в окошке. Для этого нажать на кнопку «Новая папка» вверху.
Проверяю, правильно ли выбрано место для сохранения. Оно будет написано в верхней части окна.
На заметку . Многие пользователи записывают свои таблицы в папку «Документы». Но я не советую хранить в ней важные данные, так как она ненадежна. Лучше записывать в Локальный диск D или другой подобный (кроме диска C). Подробнее читайте в этом уроке.
4 . Напечатайте название для вашего файла или оставьте таким, как предлагает компьютер. Название можно поменять в нижней части, в строке «Имя файла».
5 . Нажмите на кнопку «Сохранить».
Окошко исчезнет – это будет означать, что файл с таблицей записался в указанное место.
Теперь можно закрыть программу Excel и попробовать найти записанный файл в компьютере. Для этого откройте место, которое выбрали при сохранении. Там должен быть файл с указанным названием или стандартным именем «Книга 1».
Важно! При составлении таблицы лучше время от времени ее сохранять. Для этого используйте вот такую кнопку в верхнем левом углу программы:
Нажав на нее, таблица перезапишется. То есть записанный ранее вариант заменится новым. Это нужно, чтобы случайно не потерять данные. Ведь если в компьютере произойдет сбой (зависание, отключение электричества), то велика вероятность потери таблицы.
Сохранение книги в другом формате файла
Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .
В большинстве случаев вы наверняка будете сохранять свои книги в текущем формате файл (XLSX). Но иногда может потребоваться сохранить книгу в другом формате, например для более ранней версии Excel, в текстовый файл или в файл PDF или XPS. Просто помните, что всякий раз, когда вы сохраняете книгу в другом формате файла, часть его форматирования, данных и функций не может быть сохранены.
Список форматов (также называемые типы файлов) вы можете (и не может открывать или сохранять в Excel 2013-файла, который отображается форматы файлов, которые поддерживаются в Excel в конце этой статьи.
Откройте книгу, которую вы хотите сохранить.
На вкладке Файл выберите команду Сохранить как.
В разделе Места выберите расположение, где нужно сохранить книгу. Например, выберите OneDrive, чтобы сохранить файл в веб-хранилище, или Компьютер, чтобы сохранить файл в локальной папке, такой как Документы.
В диалоговом окне Сохранение документа перейдите в нужное расположение.
В списке Тип файла выберите нужный формат. При необходимости используйте стрелки для прокрутки и выбора форматов файлов, которые не видны в списке.
Примечание: Список доступных форматов файлов зависит от типа активного листа в книге (лист, лист диаграммы или другой).
Примите имя, предложенное в поле Имя файла, или введите новое имя книги.
Если вы открыли книгу Excel 97—2003, но вам не нужно хранить ее в этом формате файла, просто преобразуйте книгу в текущий формат файла (XLSX).
В меню Файл выберите команду Сведения.
Нажмите кнопку Преобразовать.
В Excel 2013 вы можете открывать и сохранять файлы проектов в перечисленных ниже форматах.
Сохранение книги
Не имеет значения, куда вы собираетесь сохранить свою книгу (на компьютер или в Интернет): все операции с сохранением выполняются на вкладке Файл.
Несмотря на то, что вы используете параметр сохранить или клавиши CTRL + S, чтобы сохранить существующую книгу в текущем расположении, вы должны использовать команда Сохранить как , чтобы сохранить книгу в первый раз, в другом месте или создать копию книги в том же или другом месте.
Примечание: Если вы хотите сохранить книгу с поддержкой макросов (XLSM) в виде обычной книги (XLSX), убедитесь в том, что макросы не сохраняются в новом файле, что может привести к потере функциональности, так как макросы VBA — это мощный способ автоматизации значительного объема работы. Рекомендуется сохранить макросы или сохранить файл с поддержкой макросов, пока не убедитесь, что новый файл содержит нужные функции.
На вкладке Файл выберите команду Сохранить как.
В разделе Сохранить как выберите место сохранения книги. Например, чтобы сохранить ее на рабочий стол или в папку на компьютере, выберите Компьютер.
Совет: Чтобы сохранить в расположении OneDrive, выберите пункт OneDrive, а затем войдите в систему (или зарегистрируйтесь). Чтобы добавить в облако свои места, например Microsoft 365SharePoint или расположение OneDrive, выберите пункт Добавление места.
Нажмите Обзор, чтобы выбрать расположение в папке Документы.
Для выбора другого расположения на компьютере щелкните Рабочий стол и укажите место, куда вы хотите сохранить вашу книгу.
В поле Имя файла введите имя книги. Если вы создаете копию существующей книги, введите имя, отличающееся от названия исходной книги.
Чтобы сохранить книгу в другом формате файла, например XLS (предыдущая версия Excel) или TXT, выберите нужный формат в списке Тип файла (под полем Имя файла).
Нажмите кнопку Сохранить.
Закрепите ваше наиболее часто используемое расположение для хранения.
После того как вы закончите сохранение книги, вы можете «закрепить» место, в которое вы сохранили. Это позволит сохранить доступное расположение, чтобы его можно было использовать еще раз для сохранения другой книги. Если вы собираетесь сохранять данные в одной папке или в другом месте, это может быть очень выгодно! Вы можете закрепить нужное количество местоположений.
Щелкните Файл > Сохранить как.
В разделе Сохранить как выберите расположение, в которое вы в прошлый раз сохраняли книгу. Например, если последняя книга была сохранена в папку Документы на компьютере и вы хотите ее закрепить, щелкните Компьютер.
В разделе Последние папки справа укажите расположение, которое требуется закрепить. При этом справа появится изображение булавки .
Щелкните это изображение, чтобы закрепить папку. Изображение примет вид приколотой булавки . Каждый раз при сохранении книги это расположение будет отображаться вверху списка раздела Последние папки.
Совет: Чтобы открепить расположение, щелкните значок приколотой булавки еще раз.
Снять При автовосстановлении
Excel автоматически сохраняет книгу, пока вы работаете над ней, в случае, если что-то помогло, например, на экране. Это называется автовосстановлением. Это не то же самое, что вы сохраняете книгу, поэтому не полагаться на автовосстановление. Сохраняйте книгу часто. Однако автовосстановление — это хороший способ создания резервной копии, только если что-то случится.
Убедитесь, что автосохранение включено.
Щелкните Файл > Параметры.
В диалоговом окне Параметры Excel нажмите кнопку Сохранить.
Убедитесь, что в разделе Сохранение книгУстановлен флажок Автосохранение каждые n минут .
Установите интервал в минутах для сохранения резервной копии своей работы, а затем нажмите кнопку ОК.
Сохранение электронных таблиц
ABBYY FineReder позволяет сохранить электронные таблицы в форматах XLSX, XLS и CSV.
Форматы XLSX и XLS
Как сохранить текст в формат XLS/XLSX:
- Нажмите на стрелку возле кнопки сохранения результатов на главной панели инструментов и выберите из списка формат сохранения. Если нужного формата в списке нет, выберите пункт Сохранить в других форматах…, и в открывшемся диалоге сохранения выберите требуемый формат. Вы также можете сохранить документы, используя команду меню Файл>Сохранить документ как>Рабочая книга Microsoft Excel 97-2003.
Совет. В случае необходимости вы можете настроить дополнительные опции сохранения на закладке Сохранить>XLSX диалога Настройки (меню Сервис>Настройки…).
Данная закладка содержит следующие группы настроек:
Выбор режима сохранения оформления зависит от того, как вы будете использовать созданный документ в дальнейшем::
В полученном документе сохранятся начертание и размер шрифта, разбиение на абзацы, но не сохранится расположение объектов на странице и межстрочные интервалы. Таким образом, будет получен сплошной текст с выравниванием по левому краю. Для текста, в котором порядок чтения справа налево, выравнивание будет по правому краю.
Замечание. Любой текст с вертикальной ориентацией в данном режиме будет отображаться горизонтально.
В данном режиме форматирование текста не сохранится.
- Игнорировать текст вне таблицы
Указывает, что в файл будут сохранены только таблицы.
- Сохранять числовые данные в формате «Цифры»
Указывает, что при сохранении распознанного текста в формате XLS числа будут сохранены в формате «Цифры». Этот формат в Excel используется для выполнения арифметических операций над ячейками, содержащими числа.
Отметьте эту опцию, если вы хотите, чтобы текст колонтитулов был сохранен. Если данная опция отключена, текст колонтитулов сохраняться не будет.
- Создавать отдельную таблицу для каждой страницы (только XLSX)
Отметьте эту опцию, чтобы сохранить страницы исходного документа в отдельные листы документа Microsoft Excel.
При сохранении в формат XLSX вы также можете сохранить иллюстрации. Если распознанный текст содержит большое количество иллюстраций, то размер конечного файла может быть очень большим. Качество картинок и размер полученного файла зависят от выбранного значения в выпадающем списке Качество картинок.
- Для того чтобы задать параметры сохранения картинок, выберите пункт Пользовательское…. В открывшемся диалоговом окне Пользовательские настройки выберите необходимые значения и нажмите кнопку ОК.
- Если вы не хотите сохранять иллюстрации в распознанном тексте, убедитесь, что опция Сохранять картинки (только XLSX) не отмечена.
Формат CSV
Как сохранить текст в формат CSV:
- Нажмите на стрелку возле кнопки сохранения результатов на главной панели инструментов и выберите из списка формат сохранения. Если нужного формата в списке нет, выберите пункт Сохранить в других форматах…, и в открывшемся диалоге сохранения выберите требуемый формат. Вы также можете сохранить документы, используя команду меню Файл>Сохранить документ как>Документ CSV.
Совет. В случае необходимости вы можете настроить дополнительные опции сохранения на закладке Сохранить>CSV диалога Настройки (меню Сервис>Настройки…).
Данная закладка содержит следующие группы настроек:
Параметры сохранения текста
- Игнорировать текст вне таблицы
Указывает, что в файл будут сохранены только таблицы.
- Разделять страницы символом конца страницы (#12)
Указывает, что при сохранении распознанного текста в формате CSV деление на страницы будет таким же, как и в исходном документе.
Указывает символ, который будет разделять столбцы данных в файле формата CSV.
Программа ABBYY FineReader автоматически подбирает кодовую страницу. Если вы хотите изменить кодовую страницу, выберите нужное значение в выпадающем списке в секции Кодировка.
Сохранение листов книги как отдельных файлов
Про сборку листов из нескольких книг в одну текущую я уже писал здесь. Теперь разберем решение обратной задачи: есть одна книга Excel, которую нужно «разобрать», т.е. сохранить каждый лист как отдельный файл для дальнейшего использования.
Примеров подобного из реальной жизни можно привести массу. Например, файл-отчет с листами-филиалами нужно разделить на отдельные книги по листам, чтобы передать затем данные в каждый филиал и т.д.
Если делать эту процедуру вручную, то придется для каждого листа выполнить немаленькую цепочку действий (выбрать лист, правой кнопкой по ярлычку листа, выбрать Копировать, указать отдельный предварительно созданный пустой файл и т.д.) Гораздо проще использовать короткий макрос, автоматизирующий эти действия.
Способ 1. Простое разделение
Нажмите сочетание Alt+F11 или выберите в меню Сервис — Макрос — Редактор Visual Basic (Tools — Macro — Visual Basic Editor) , вставьте новый модуль через меню Insert — Module и скопируйте туда текст этого макроса:
Если теперь выйти из редактора Visual Basic и вернуться в Excel, а затем запустить наш макрос (Alt+F8), то все листы из текущей книги будут разбиты по отдельным новым созданным книгам.
Способ 2. Разделение с сохранением
При необходимости, можно созданные книги сразу же сохранять под именами листов. Для этого макрос придется немного изменить, добавив команду сохранения в цикл:
Этот макрос сохраняет новые книги-листы в ту же папку, где лежал исходный файл. При необходимости сохранения в другое место, замените wb.Path на свой путь в кавычках, например «D:Отчеты2012» и т.п.
Если нужно сохранять файлы не в стандартном формате книги Excel (xlsx), а в других (xls, xlsm, xlsb, txt и т.д.), то кроме очевидного изменения расширения на нужное, потребуется добавить еще и уточнение формата файла — параметр FileFormat:
Для основных типов файлов значения параметра FileFormat следующие:
- XLSX = 51
- XLSM = 52
- XLSB = 50
- XLS = 56
- TXT = 42
Полный список всех вариантов можно посмотреть в справке MSDN.
Способ 3. Сохранение в новые книги только выделенных листов
Если вы хотите раскидать по файлам не все листы в вашей книге, а только некоторые, то макрос придется немного изменить. Выделите нужные вам листы в книге, удерживая на клавиатуре клавишу Ctrl или Shift и запустите приведенный ниже макрос:
Создавать новое окно и копировать через него, а не напрямую, приходится потому, что Excel не умеет копировать группу листов, если среди них есть листы с умными таблицами. Копирование через новое окно позволяет такую проблему обойти.
Способ 4. Сохранение только выделенных листов в новый файл
Во всех описанных выше способах каждый лист сохранялся в свой отдельный файл. Если же вы хотите сохранить в отдельный новый файл сразу группу выделенных предварительно листов, то нам потребуется слегка видоизменить наш макрос:
Способ 5. Сохранение листов как отдельных PDF-файлов
Нужный нам код будет выглядеть следующим образом:
Способ 6. Готовый макрос из надстройки PLEX
Если лень или нет времени внедрять все вышеописанное, то можно воспользоваться готовым макросом из моей надстройки PLEX:
Источник: